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Come compilare il Modulo/Form W-8BEN per gli Stati Uniti #adessonewsitalia

Il modulo Form W-8BEN è un certificato che devono compilare i soggetti (beneficiari effettivi), di compensi erogati da enti residenti negli Stati Uniti, non residenti in questo Stato. Le persone fisiche residenti in Italia che percepiscono compensi da enti degli Stati Uniti devono compilare questo modello per evitare l’applicazione della ritenute del 30% che gli USA dovrebbero trattenere sul loro compenso.

Che cos’è il modulo W-8BEN?

Il modulo (form) W-8BEN (Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding) è un documento attraverso il quale un soggetto certifica che non è fiscalmente residente negli Stati Uniti d’America. Attraverso questo documento il contribuente autocertifica la sua residenza fiscale estera, al fine di evitare che l’azienda USA (committente) possa applicare la ritenuta del 30% (c.d. “withholding tax“) sui compensi erogati verso prestatori non residenti.

Esistono due tipologie di modelli di certificazione, ovvero:

  • Il modello form W-8BEN utilizzabile dalle persone fisiche non residenti negli Stati Uniti;
  • Il modello form W-8BEN-E utilizzabile dagli enti non residenti negli Stati Uniti (in questo caso la E sta per ente o società). Si tratta principalmente si società, trust ed enti non residenti USA.

Aggiornamento del modulo W-8BEN

Il modulo W-8BEN ha validità nel corso dell’anno nel quale viene firmato e nei tre successivi anni civili. Per esempio, un modulo W-8BEN firmato il 3 gennaio 2020 sarà valido fino al 31 dicembre 2023 e dovrà essere re-inviato a all’ente USA entro e non oltre il 30 gennaio 2024. Nel caso in cui un cambiamento delle circostanze porti a invalidare una qualunque delle informazioni all’interno del modulo, ciò comporterà l’invalidamento dell’intero modulo.

Chi è tenuto alla compilazione del modulo W-8BEN?

  • Coloro che stanno operando con aziende USA e non sono cittadini statunitensi, possessori di carta verde o aventi residenza legale negli Stati Uniti;
  • I rappresentanti di entità organizzate negli Stati Uniti ma riconosciute come società per azioni ai sensi delle normative statunitensi. Si prega di fare riferimento all’ elenco delle entità considerate per se corporation;
  • Amministratori fiduciari di trust come definito dalle normative statunitensi.
  • Rappresentanti di proprietà fondiarie.

Perché le aziende americane chiedono il Form W-8BEN?

All’inizio di un rapporto lavorativo oppure al momento dell’erogazione del compenso le aziende americane chiedono ai propri prestatori esteri la compilazione di questo modulo di autocertificazione. L’obiettivo di questo modulo è quello di autocertificare la residenza fiscale estera ed evitare, quindi, l’applicazione della withholding tax (ritenuta in uscita) del 30% sui pagamenti effettuati da aziende americane.

In generale, infatti, le aziende americane che effettuano pagamenti a soggetti o enti non fiscalmente residenti negli Stati Uniti hanno l’obbligo di operare una ritenuta d’acconto (la c.d. “withholding tax“) e di verse al fisco americano (IRS) l’importo trattenuto. Di solito la ritenuta d’acconto in America è del 30% a meno che non vi sia una Convenzione contro le doppie imposizioni tra gli Stati Uniti ed il paese estero in questione che contenga accordi diversi. Di fatto, quindi, attraverso la compilazione di questo modulo il prestatore non residente ha la possibilità di chiedere, a seconda dei casi, la non applicazione della ritenuta oppure l’applicazione della ritenuta in misura ridotta in virtù dell’applicazione della Convenzione contro le doppie imposizioni in essere con gli Stati Uniti.

In linea generale, maggiori informazioni sull’applicazione della ritenuta sono disponibili sul sito dell’IRS: “Withholding tax USA“.

Le tipologie reddituali per le quali è richiesta la compilazione del modulo sono le seguenti:

  • Interessi;
  • Dividendi;
  • Royalty;
  • Canoni;
  • Premi;
  • Prestazioni di servizi e/o cessioni di beni.

Cosa succede se non si compila il Form W-8BEN?

Se non si provvede a compilare e a consegnare il modulo per tempo al committente americano, questi ha l’obbligo di trattenere una ritenuta d’acconto del 30% sul pagamento dovuto all’azienda italiana.

Per esempio, se hai effettuato una prestazione professionale verso un committente USA ed hai compilato al committente americano il form W-8BEN correttamente compilato, questi ti erogherà il compenso pattuito senza trattenere la ritenuta del 30%. L’erogazione della ritenuta può comunque portare il professionista all’applicazione di un credito per imposte estere in Italia ma, sicuramente, si tratta di una procedura più complessa da applicare.

Come si compila il modulo W-8BEN?

Il modulo si compone di tre diverse sezioni, ovvero:

  1. L’identificazione del titolare effettivo;
  2. L’applicazione (eventuale) di accordi contro le doppie imposizioni;
  3. Le certificazioni obbligatorie.

1) Identificazione del titolare effettivo

Questa sezione è volta ad identificare il soggetto che sarà il titolare effettivo dei compensi che verranno erogati dall’ente residente negli Stati Uniti. In questa sezione è necessario fornire tutte le informazioni che permettano di individuare unicamente il beneficiario.

Per maggiori informazioni sull’individuazione del titolare effettivo consultare il sito dell’IRS.

NOME E COGNOME Inserisci il tuo nome legale completo.
PAESE DI CITTADINANZA Inserisci il tuo paese di cittadinanza.
– I cittadini statunitensi non devono compilare questo modulo, bensì il modulo W-9.
– Se hai la doppia cittadinanza, inserisci il paese nel quale hai sia la cittadinanza che la residenza fiscale al momento della compilazione di questo modulo. Se non sei residente in un paese in cui hai la cittadinanza, inserisci l’ultimo paese nel quale hai avuto la residenza fiscale.
INDIRIZZO DI RESIDENZA Il tuo indirizzo di residenza permanente è quello del paese in cui dichiari di essere residente ai fini dell’imposta sul reddito.
– Non utilizzare una casella postale o un indirizzo con dicitura “c/o”.
– Generalmente NON dovrebbe essere un indirizzo statunitense. Qualora lo fosse, ti verrà richiesto di fornire ulteriore documentazione.
INDIRIZZO POSTALE Se il tuo indirizzo postale è diverso da quello permanente, deseleziona la casella per fornirne uno per il tuo modulo fiscale. Invieremo a questo indirizzo la tua dichiarazione fiscale di fine anno, qualora applicabile. Come per l’indirizzo di residenza permanente, generalmente quello postale non dovrebbe essere un indirizzo statunitense. Qualora lo fosse, ti verrà richiesto di fornire ulteriore documentazione.
NUMERO DI IDENTIFICAZIONE FISCALE STATUNITENSE Se disponi di un numero di identificazione fiscale statunitense, come un numero di previdenza sociale (SSN) o un codice di identificazione fiscale individuale (ITIN), inseriscilo qui. Se non ce l’hai, lascia vuoto questo campo.
NUMERO DI IDENTIFICAZIONE FISCALE ESTERO Inserisci il tuo numero di identificazione fiscale estero rilasciato dal tuo paese di residenza fiscale. Se non ne hai uno, puoi fornire una motivazione (ad esempio: se la tua residenza fiscale si trova in un ente territoriale che non rilascia un codice fiscale, puoi indicare la dicitura “Non richiesto per legge”).

2) Applicazione dell’eventuale Convenzione contro le doppie imposizioni

La seconda sezione del modulo è quella che assume maggiore importanza. Si rende necessario, infatti, prima di tutto individuare se tra gli Stati Uniti e lo Stato di residenza del prestatore è in vigore un accordo contro le doppie imposizioni. Per quanto riguarda l’Italia è in vigore una Convenzione ratificata dalla Legge 3 marzo 2009 n. 20. Una volta individuata la Convenzione occorre andare ad individuare se vi è uno specifico paragrafo dedicato ad identificare la potestà impositiva per la specifica tipologia reddituale percepita (reddito professionale, di impresa, royalties, canoni, etc). Una volta individuato il paragrafo dedicato occorre individuare se vi è l’applicazione di una “withholding tax” di aliquota inferiore rispetto a quella del 30% (standard) prevista dalla normativa fiscale USA.

Le Convenzioni contro le doppie imposizioni, infatti, ove siano ratificate da entrambi gli stati coinvolti sono una norma sovranazionale e per questo ove maggiormente favorevole al contribuente, concretamente applicabile al posto della normativa interna degli stati coinvolti. La compilazione di questa sezione è importantissima in quanto determina la tassazione che l’ente committente la prestazione applicherà sul compenso da erogare al prestatore residente in Italia. Se hai dei dubbi sulla compilazione di questa sezione il consiglio è quello di rivolgersi ad un dottore Commercialista esperto di fiscalità internazionale.

Di seguito i principali articoli della Convenzione con gli Stati Uniti utili per la compilazione del modulo.

Art. 7 Utili delle imprese
Art. 10 Dividendi
Art. 11 Interessi
Art. 12 Canoni
Art. 14 Professioni indipendenti

3) Le certificazioni obbligatorie

L’ultima sezione del modulo deve essere letta attentamente in quanto contiene una serie di certificazioni che vengono date per assunte con la firma del documento. Si tratta di attestazioni obbligatorie che, comunque, è necessario comprendere bene prima di indicare come verificate.

Importante:
Il documento in commento rappresenta una autocertificazione. È importante tenere presente che gli Stati Uniti d’America hanno una legislazione molto ferrea per quanto riguarda le false attestazioni, che possono portare sino a sanzioni penalmente rilevanti.

Nota:

Le informazioni riportate di seguito rappresentano linee guida generali e non sono da interpretare come consulenza fiscale. Senza un modulo approvato, tutto il reddito percepito come autore è soggetto alla ritenuta d’acconto massima del 30%.

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