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Ferie e Permessi: la guida definitiva con tutti i tipi [+ Piano Ferie 2022] #adessonewsitalia

Sai quali sono le differenze tra ferie e permessi? Disponi già di un sistema per calcolare le ferie e i permessi maturati dai tuoi lavoratori? E cosa succede in caso di ferie e permessi non goduti? 

A queste domande troverai risposta in questo articolo in cui il tema ferie e permessi è affrontato con l’obiettivo di semplificarti la gestione di questi importanti diritti che regolano la vita lavorativa dei tuoi dipendenti. 

Indipendentemente dal tipo, dalle dimensioni e dal settore della tua azienda, più volte durante l’anno ti sarai trovato nella condizione di gestire ferie e permessi.

I lavoratori hanno diritto alle ferie annuali e retribuite come sancito dall’art. 36 della Costituzione. 

Un tipico contratto di lavoro full time permette ai dipendenti di maturare e di godere 4 settimane di ferie durante l’anno. Alcuni CCNL prevedono anche periodi più lunghi ma mai inferiori.

Come saprai inoltre, tutti i lavoratori maturano le ferie, anche coloro che sono in prova. Se devi organizzare un piano ferie 2022 sulle esigenze dell’attività, è imprescindibile informare e tenere conto delle esigenze di tutti i lavoratori.

Gli aspetti da considerare sono davvero tanti. Come comportarsi in caso di ferie non godute? Cosa succede in caso di dimissioni? E come gestire i vari permessi per maternità, per matrimonio o malattia?

In questa guida definitiva andremo ad analizzare nel dettaglio tutte le tipologie di ferie, distinguendo gli scenari possibili e alcune soluzioni per gestire al meglio i periodi di vacanza di tutti i dipendenti.

Scarica QUI la guida Ferie e PermessiScarica QUI la guida Ferie e Permessi

Ferie e permessi: panoramica generale  

Ferie e permessi sono due diritti distinti. La Costituzione e le leggi in Italia tutelano e regolano le ferie. Queste sono un diritto sancito dalla Costituzione all’articolo 36, il quale riporta che tutti i lavoratori hanno diritto alle ferie su base annuale e al riposo settimanale. 

Come titolare d’azienda spetta a te decidere quando i lavoratori possono andare in ferie, tenendo conto sia delle esigenze aziendali che delle necessità dei dipendenti. A stabilirlo è il Codice civile all’articolo 2109. 

Per quanto concerne la durata, la norma a cui fare riferimento è il D.Lgs 66/2003. Il Decreto Legislativo riporta che ogni lavoratore ha diritto ad almeno 4 settimane di ferie durante l’anno. Tuttavia, i CCNL potrebbero prevedere per alcune categorie di lavoratori un numero di settimane superiore, ma mai inferiore. 

Un’ultima norma da conoscere riguarda la fruizione delle ferie. In questo caso puoi fare riferimento al D.Lgs 213/2004. Il Decreto riporta che un lavoratore ha diritto a godere di almeno 2 settimane di ferie continuative durante l’anno e le restanti 2 devono essere obbligatoriamente fruite entro i 18 mesi successivi all’anno in cui sono state maturate. 

E per quanto riguarda i permessi? Come titolare d’azienda, People Manager o responsabile delle risorse umane hai il compito di gestire tutte le assenze dei lavoratori, tra queste rientrano anche i permessi. Ne esistono di due grandi categorie: retribuiti e non retribuiti. 

I permessi retribuiti sono assenze che permettono comunque al lavoratore di percepire lo stipendio i secondi invece, al contrario, non prevedono alcun indennizzo per il lavoratore. I più comuni permessi retribuiti sono per: 

Rientrano in questa categoria anche i permessi ROL (Riduzione Orario di Lavoro). Consistono in alcune ore di permesso che il lavoratore può richiedere e fruire durante l’anno.  Tali permessi sono retribuiti e un lavoratore non è obbligato a usufruirne. 

I permessi non retribuiti invece, che più propriamente andrebbero chiamati congedi, sono dei periodi di tempo mediamente lunghi in cui il lavoratore può assentarsi da lavoro senza ricevere lo stipendio. Ne sono un esempio: 

  • Disagi personali 
  • Attività sindacali 
  • Studio
  • Cariche elettive 

Leggi l’articolo “Permessi ROL: cosa sono, differenze e dettagli”.

Oppure “Permessi non retribuiti: quanti giorni spettano e quando richiederli”.

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La differenza tra ferie e permessi

Ci sono delle differenze sostanziali. La prima differenza che dovresti conoscere è che mentre le ferie sono un periodo di astensione dal lavoro obbligatorio, i permessi possono anche non essere richiesti dal lavoratore. 

Devi porre massima attenzione soprattutto alle ferie e permessi non goduti. Le ferie non godute, a differenza dei permessi retribuiti e salvo casi eccezionali, non possono essere monetizzate. Inoltre è importante sottolineare che i lavoratori stessi non possono rinunciare alle ferie

Ciò implica da parte tua monitorare la situazione di ogni singolo lavoratore accertandoti che goda durante l’anno di tutte le ferie maturate. Oltre a queste differenze di tipo generale, ce ne sono altre due che meritano di essere approfondite: 

Leggi l’articolo “Ferie non godute: pagamento, come gestirle e pianificarle”.

Diversa retribuzione 

La seconda differenza riguarda la retribuzione. Le ferie sono retribuite. In termini ancora più espliciti dovrai garantire il normale stipendio al lavoratore anche quando è in ferie. La gestione dei permessi è invece più complessa. Come anticipato, alcuni permessi sono retribuiti, altri no. 

Inoltre, alcuni permessi vengono retribuiti in parte o totalmente dall’INPS, altre invece sono totalmente a tuo carico. Per fare alcuni esempi: il congedo matrimoniale è interamente a tuo carico, mentre l’indennità per la maternità è pagata dall’INPS. 

Leggi l’articolo “Congedo maternità: tutte le regole, i giorni e gli aspetti economici spiegati”.

Oppure “Ferie pagate dei dipendenti: come gestirle, normativa e diritti”.

Modalità di fruizione 

Un’altra differenza tra ferie e permessi riguarda la modalità di fruizione. Come anticipato spetta a te scegliere il periodo in cui i tuoi lavoratori possono concedersi le ferie. Per quanto concerne i permessi invece, è il lavoratore a richiederli previa comunicazione all’azienda.

È bene anche sapere che come datore non puoi negare un permesso retribuito ROL al lavoratore, tuttavia quest’ultimo è in generale tenuto ad avvisare con almeno tre giorni di preavviso. Negli altri casi, tuttavia, puoi decidere se concedere o meno il permesso. 

Leggi l’articolo “Richiesta ferie, la guida completa per un processo perfetto”. 

Quante ferie e permessi si maturano al mese

Conoscere quante ferie e permessi si maturano al mese e durante l’intero anno è indispensabile per gestire al meglio i turni di lavoro, organizzare i periodi di chiusura aziendale e i momenti in cui uno o più lavoratori sono in ferie o in permesso.

In linea generale, un tuo dipendente con contratto full time da 40 ore settimanali matura poco più di 2 giorni (2.16) di ferie al mese, pari a 14,4 ore, che, come abbiamo visto in precedenza, devono essere godute preferibilmente entro l’anno corrente e almeno 2 settimane in maniera continuata. 

A prima vista può sembrare semplice calcolare quante ferie matura un dipendente, tuttavia, in breve tempo ogni lavoratore risulterà avere una situazione personale differente. Devi considerare infatti che alcune assenze da lavoro non permettono di maturare giorni di ferie. Ne sono un esempio: 

  • Congedo parentale 
  • Cassa integrazione a zero ore 
  • Permessi non retribuiti 
  • Aspettativa 

Se invece desideri conoscere quante ore o giorni di permesso un tuo dipendente matura in un mese, ti consigliamo di verificare quanto riportato nel contratto collettivo sottoscritto. In linea di massima tutti i CCNL (commercio e terziario, metalmeccanico, trasporti e logistica) garantiscono ai lavoratori di maturare in un anno dalle 88 alle 104 ore di permessi retribuiti (PAR e ROL) che equivalgono a circa 8 ore di permessi maturati in un mese.

Software HR Factorial Gestione Ferie e PermessiSoftware HR Factorial Gestione Ferie e Permessi

Calcolo TFR, ferie e permessi non goduti

Conoscere le differenze tra ferie e permessi ti permetterà di calcolare correttamente l’esatto ammontare di TFR spettante a ciascun lavoratore, oltre che di gestire al meglio situazioni che possono sollevare più di un dubbio, ad esempio la gestione delle ferie e dei permessi non goduti. 

Per quanto riguarda il calcolo del TFR, ti ricordiamo che questo è basato partendo dalla retribuzione annua lorda (RAL) del lavoratore. La RAL è data dallo stipendio netto corrisposto più altre voci, tra cui rientrano le eventuali ferie non godute. 

Diversamente per quanto riguarda i permessi non goduti, a condizione che rientrino nella categoria dei permessi retribuiti, non devi sommarli al TFR ma dovrai liquidarli direttamente in busta paga. 

Inoltre, mentre le ferie rientrano tra i diritti irrinunciabili, diverso è il discorso dei permessi retribuiti non goduti. In questo caso ti consigliamo di verificare quanto riportato nel CCNL a cui hai aderito. Ad esempio:  

  • CCNL Commercio: il CCNL Commercio e Terziario garantisce 26 giorni di ferie da usufruire durante l’anno anche per i lavoratori part time oltre che 32 ore annuali (ex-festività) e le 56 ore di permessi retribuiti ROL. Queste sono rimborsate in busta paga entro l’anno in cui vengono maturate.
  • CCNL Trasporti e Logistica: similmente al caso precedente il numero di giorni di ferie garantiti sono 26 ma scendono a 22 nel caso il lavoratore abbia un contratto part-time. Per quanto riguarda i permessi ROL è applicato un sistema progressivo. Più anni un lavoratore è presente in aziende più ha a disposizione ore di permesso. Il minimo garantito è di 12 ore, il massimo raggiungibile è di 40 ore di permessi l’anno retribuiti.  
  • CCNL Metalmeccanico: il contratto metalmeccanico comunemente garantisce un giorno in più rispetto alle 4 settimane di ferie durante l’anno a tutti i lavoratori con almeno 10 anni di servizio. Le ore di permesso fruibili sono in totale 104. 

Leggi l’articolo “TFR in busta paga: dove si vede, rivalutazione, lordo o netto”.

Oppure “Busta paga 2022: tutte le novità da Marzo per i tuoi dipendenti”.

Ferie maturate: cosa si intende?

Partiamo dall’inizio. Il Decreto Legislativo n.66 del 2003 riporta che ogni dipendente a tempo pieno, nel corso di un anno di lavoro, matura almeno quattro settimane di ferie

Alcuni Contratti Collettivi possono stabilire un periodo più lungo, generalmente concesso ad alcune condizioni: inquadramento contrattuale, anni di servizio.

Le ferie maturano lavorando e sono riportate sia nel Libro Unico del Lavoro (LUL) sia in busta paga. 

Per avere un’idea generale, si può dire che ogni lavoratore matura poco più di 2 giorni lavorando a tempo pieno – 40 ore settimanali.

Entrambe le documentazioni contengono utili informazioni:

  • Il numero di ferie maturate nell’anno

Per ferie maturate nell’anno corrente si intende il numero di giorni od ore che il lavoratore ha accumulato a partire dal 1° gennaio dell’anno in corso.

  • Il numero di ferie residue

Si intende il saldo totale di quanti giorni si maturano in un mese o delle ore di cui il lavoratore può ancora godere.

  • I giorni di ferie già godute dal lavoratore

Quelle già godute indicano il numero dei giorni già fruiti dal lavoratore a partire dal 1° gennaio dell’anno corrente.

Oppure “Ferie maturate: come si calcolano e dove in busta paga”.

Oppure “Ferie maturate in un mese: quanti giorni ed ore si maturano in un mese?”.

Scarica QUI il Piano 2022 in ExcelScarica QUI il Piano 2022 in Excel

Ferie mensili: i diversi scenari

Le ferie maturate mensilmente variano a seconda del numero di ore lavorate dai propri dipendenti.

In caso di tipo di contratto full time, come anticipato, ogni lavoratore matura poco più di 2 giorni di vacanza ogni mese. La maggior parte dei CCNL prevede che un lavoratore, in un anno, maturi 26 giorni di vacanza.

Ciò vale per i contratti full-time. Per altre tipologie di contratto, bisogna sempre fare riferimento a quanto contenuto nel CCNL. In generale il calcolo è basato sul numero di ore lavorate.

Ad esempio, nei soli contratti part-time vi sono delle differenze. Bisogna infatti distinguere i contratti part-time orizzontali dai contratti part-time verticali.

Nel primo caso il lavoratore è presente in azienda tutti i giorni ma lavora meno ore. Nonostante ciò, matura lo stesso numero di ferie maturate da un lavoratore full-time.

Mentre in caso di contratti part-time verticali, i quali vedono il lavoratore impegnato solo alcuni giorni della settimana o dell’anno, è necessario calcolare il numero di ferie mensili a seconda delle ore effettivamente lavorate.  

 A complicare il calcolo delle ferie mensili vi sono altri aspetti. In particolare:

  • Congedi per maternità o paternità
  • Congedo matrimoniale
  • Infortunio sul lavoro o malattia
  • Incarichi ai seggi elettorali.

Le suddette sono tutte assenze che permettono ugualmente al lavoratore di maturare ferie. Diversamente, in caso di:

  • Congedo parentale
  • Aspettative per carica elettiva
  • Assenza dal lavoro per stato di salute del bambino
  • Servizio militare
  • Sospensione totale per cassa Integrazione 
  • Sciopero.

Pur trattandosi di giorni di permesso, questi non contribuiscono al calcolo delle ferie mensili e annuali.  Inoltre, non mancano altri aspetti di cui tenere conto spesso presenti nei CCNL:

  • Se durante le ferie un lavoratore dovesse ammalarsi e presentare regolare documentazione, le ferie sono da considerarsi interrotte.
  • Secondo quanto contenuto nel Regio Decreto del 1924, n. 1825, se hai uno o più dipendenti in servizio da oltre 25 anni, dovrai garantire loro almeno 30 giorni di ferie l’anno.  
  • Potresti dover concedere fino a 150 ore in tre anni di permesso retribuito, al fine di garantire il diritto allo studio del lavoratore.
  • Bisogna rispondere entro 10 giorni alle richieste di congedo, motivando l’eventuale non accoglimento della richiesta ferie.

Leggi anche anche “Quanti giorni di ferie si maturano in un mese: calcolo e dettagli 2022″

Sai come funziona la normativa ferie dei dipendenti e per la legislazione Italiana? Leggi questo approfondimento.

Software HR Factorial Gestione Ferie e PermessiSoftware HR Factorial Gestione Ferie e Permessi

Ferie non godute: tassazione e pagamento

È molto comune lo scenario in cui alcuni lavoratori non hanno avuto modo di fruire di tutte le ferie spettanti.

Come titolare d’impresa o responsabile delle risorse umane, quando si verifica il suddetto scenario, dovrai gestire questa situazione facendo in modo che tutto risulti conforme a quanto stabilito dalla legge ed eventualmente dal CCNL.

Come noto, il lavoratore dovrebbe riuscire a godere di 2 settimane di vacanza durante l’anno e le restanti 2 settimane andrebbero godute entro 18 mesi. Non sempre però questo avviene.

A volte i lavoratori, dispongono ancora di giorni di vacanza, nonostante siano scaduti i termini.

Salvo casi eccezionali (licenziamento o dimissioni) non è possibile indennizzare il lavoratore per i giorni non goduti. Ne consegue che i giorni restanti devono essere concessi al lavoratore il prima possibile.

Per quanto riguarda la tassazione. Nel caso in cui le ferie non godute rientrino ancora nei 18 mesi previsti, la tassazione è del medesimo importo stabilito per le ore di lavoro ordinarie. Diversamente se i giorni sono stati maturati negli anni precedenti, gli importi da corrispondere rientrano nel regime fiscale della tassazione separata.

Leggi anche anche “Ferie non godute pagamento, come gestirle e pianificarle”

Oppure questo focus sulla tassazione delle ferie non godute.

carica QUI la guida Ferie e Permessicarica QUI la guida Ferie e Permessi

Ferie arretrate: come muoversi?

In generale è bene evitare che un lavoratore maturi ferie arretrate, sia per evitare complicazioni di tipo fiscale, sia per non ritrovarsi d’improvviso a dover necessariamente privarsi di uno o più lavoratori.

Una volta accertata l’esistenza di ferie arretrate, soprattutto se queste fanno riferimento agli anni passati, bisogna segnalare al lavoratore la presenza dei giorni e invitarlo a fruirne.

Come titolare d’azienda hai la facoltà di obbligare uno o più dipendenti a prendersi le ferie non godute, onde evitare di incorrere in pesanti sanzioni, tanto più aspre quanto più protratte nel tempo. Le sanzioni possono arrivare a 5.400 euro per ogni lavoratore.

Diverso è lo scenario in cui un lavoratore si sia dimesso e abbia delle ferie arretrate. In questo caso, poiché l’ex dipendente non può oggettivamente godere delle ferie non godute, dovrai retribuirlo corrispondendogli un’indennità sostitutiva.

Leggi anche anche il focus “Ferie arretrate smaltimento, pagamento, obbligo di fruizione”

Vuoi controllare al meglio le ferie pagate dei tuoi dipendenti? In questo articolo ti spieghiamo come fare! 

Cosa sono invece le ferie forzate?

Tra ferie arretrate e ferie forzate vi è una sostanziale differenza. Le prime, come abbiamo visto, è bene siano godute il prima possibile, così da rispettare la legge ed evitare sanzioni.

Le seconde invece, sono tali quando, a seguito di eventi quali: cali della produzione e del fatturato, viene imposto ai dipendenti di andare in vacanza. 

Tale scenario non è sempre ben accolto. Il lavoratore, qualora non abbia giorni di ferie disponibili, matura il cosiddetto saldo ferie in negativo e non ha la possibilità, ad esempio, di andare in vacanza durante il periodo estivo o natalizio.

In linea generale, non puoi imporre le ferie forzate ai tuoi dipendenti, salvo casi straordinari. Tra cui:

  • Lavori e interventi di ristrutturazione
  • Chiusura definitiva dell’azienda
  • Chiusura aziendale estiva
  • Festività (Natale, Capodanno, Pasqua).

  Troverai utile l’articolo “Ferie forzate: cosa sono, preavviso e quando possono essere applicate” oppure “Chiusura aziendale: come gestirla per le ferie, prepararla e comunicarla”.

La gestione delle vacanze estive

La gestione delle ferie estive rientra nel computo di quelle annuali di cui un lavoratore deve usufruire durante l’anno o entro 18 mesi.

La maggior parte delle aziende prevede un periodo di vacanza in estate, generalmente tra la prima e la terza settimana di agosto.

Le ferie estive vengono definite in accordo con i lavoratori, ma l’ultima parola è del datore. Pertanto, nel caso la tua attività realizzi ottimi introiti durante il periodo estivo, hai facoltà di “chiudere per vacanza” anche in altri periodi dell’anno.

I lavoratori devono essere informati riguardo la politica aziendale attuata. Tutte le informazioni è bene siano condivise creando un piano per la gestione delle assenze dei dipendenti

In questo modo tutti possono organizzarsi per tempo e pianificare le vacanze, siano queste in estate o in altri mesi dell’anno.

Qui ti spieghiamo come gestire le ferie con Excel [+ Piano Ferie Excel Modificabile].

Leggi anche l’articolo “Ferie estive: la guida completa alla gestione 2022 [+ Piano Excel]”.

Oppure il focus “Come gestire le ferie estive: come ottimizzare il processo di gestione”.

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La gestione delle vacanze di Natale

Natale e i giorni che precedono e susseguono la festività sono un altro periodo in cui molti lavoratori sono in ferie. 

Come titolare o addetto alle risorse umane, dovrai gestire al meglio questo periodo in cui non mancheranno richieste di ferie e permessi. Il rischio è di trovarsi in difficoltà nel gestire elevati flussi di lavoro con un organico ridotto.

Considerato che il 25 e il 1° gennaio sono poche le attività effettivamente aperte, bisogna pianificare al meglio:

  • il 24 dicembre
  • il 26 dicembre
  • il 31 dicembre.

Oltre che il periodo che va dal 28 al 30 dicembre e dal 2 al 6 gennaio, tenendo sempre presente i CCNL, che generalmente impongono una maggiorazione della retribuzione del 30% per tutte le ore lavorate nei giorni festivi.

Inoltre, bisogna considerare che si tratta di giorni che tutti vorrebbero trascorrere con la propria famiglia. Non concedere alcuni giorni durante queste festività, in definitiva, potrebbe creare malcontenti tra i dipendenti.

Similmente alle ferie estive anche le ferie natalizie andrebbero quindi pianificate con cura. Le best practices da seguire sono le medesime:

  • Condividere in anticipo il piano ferie con i lavoratori
  • Assicurarsi che tutti sappiano come ed entro quando chiedere i giorni di ferie
  • Favorire il dialogo ed essere comprensivi riguardo le esigenze dei dipendenti
  • Evitare di esercitare la facoltà di richiamare il lavoratore dalle ferie se non in casi straordinari.  

Leggi l’approfondimento “Ferie di Natale: come organizzarsi per gestire le vacanze dei dipendenti”.

Oppure scarica il “Calendario 2022 da stampare con festività italiane [+PDF]”.

O questo focus “Pianificazione ferie: come gestirle al meglio in azienda”.

Come fare un calcolo corretto

Orientarsi tra i vari giorni di ferie maturati da ogni dipendente può diventare estremamente complesso.

Più sono i lavoratori, più è facile che si presentino casi particolari. Alcuni lavoratori potrebbero avere molti giorni di vacanza di cui ancora godere, altri invece potrebbero essere in saldo negativo, altri ancora, potrebbero non aver alcun giorno maturato, poiché assunti da poco.

Tuttavia, è necessario mantenere sempre il pieno controllo della situazione, onde evitare sanzioni e malcontenti.

Un piano per la gestione delle assenze può aiutare, ma è importante anche sapere esattamente come si calcolano in giorni maturati in un mese per ogni dipendente e, di conseguenza, come calcolare i giorni lavorativi.

Il calcolo delle assenze per un singolo dipendente, con contratto full time o part time orizzontale, è semplice. È sufficiente consultare quanto riportato in busta paga, è qui che è specificato il numero di giorni maturati, già goduti e arretrati.

Il calcolo può essere anche svolto in autonomia, verificando quanti sono i giorni di vacanza spettanti di diritto al lavoratore riportati nel CCNL o nel contratto di lavoro in essere.

Questi giorni andrebbero poi sommati o sottratti a seconda che il lavoratore abbia o meno disponibilità di giorni di vacanza non goduti o già goduti. 

Inoltre, andrebbero sottratti i giorni di permesso goduti dal lavoratore che non rientrano nel computo delle ferie (congedi parentali, aspettative, sciopero).

Come starai notando le variabili sono molte, ed è per questo motivo che le aziende tendono ad automatizzare il calcolo utilizzando specifici software HR, così da disporre di tutta la documentazione, costantemente aggiornata e a portata di mano.

Qui ti spieghiamo quanti giorni di ferie si maturano in un mese, così potrai creare una politica chiara per tutti i tuoi dipendenti.

Software HR Factorial Gestione Ferie e PermessiSoftware HR Factorial Gestione Ferie e Permessi

Richiedere le ferie

Al fine di gestire al meglio le ferie, è imprescindibile non solo verificare costantemente la situazione di ogni singolo lavoratore, ma anche fare in modo che quest’ultimo possa richiedere le ferie con semplicità avvalersi dei periodi di vacanza, di congedo o di malattia. 

Alcune aziende utilizzano una documentazione cartacea per gestire le richieste, lamentando spesso problemi organizzativi e logistici. 

I problemi si verificano perché registrare manualmente le richieste causa rallentamenti e facilita l’insorgere di errori. 

In alternativa, potresti preparare e condividere un foglio Excel, così da standardizzare e snellire le operazioni. 

È bene che i tuoi dipendenti sappiano quali sono le procedure e le regole da rispettare al fine di presentare una richiesta ferie. In particolare, dovresti stabilire:

  • Con quanti giorni di anticipo possono chiedere uno o più giorni di vacanza o di permesso
  • Chi ha la precedenza quando vi sono più richieste per un medesimo giorno o periodo
  • Quali sono i periodi di maggior lavoro in cui non è possibile concedersi giorni di vacanza.

Così facendo vengono stabilite regole chiare da rispettare e non si creano tensioni tra i lavoratori e sul piano organizzativo.

Un tipico modello per richiedere i giorni di vacanza dovrebbe essere accessibile a tutti i dipendenti e dovrebbe includere diverse sezioni da compilare. In questo modo si facilita l’inserimento di dati quali:

  • Inserire nome, cognome e data
  • Motivazioni
  • Periodo
  • Tipologia di richiesta (assenza, permesso, congedo).

Condividere tra tutti i dipendenti un modello unico, può sembrare un ottimo modo per risolvere una volta per tutta il problema della gestione delle ferie e dei permessi. 

Tuttavia, sebbene il procedimento sia preferibile rispetto alla gestione delle richieste in formato cartaceo, le criticità non mancano.

In particolare, dovrai comunque occuparti personalmente di aspetti quali:

  • Verificare che al dipendente spettino effettivamente i giorni richiesti
  • Verificare che gli stessi giorni non siano già stati richiesti da altri dipendenti
  • Contattare i reparti interessati, accertandosi che vi siano lavoratori disposti a coprire i turni.

La gestione inoltre coinvolge anche altre persone (capi reparto o People Manager) i quali a loro volta dovranno dedicare del tempo ad analizzare e confrontare tutte le richieste.

Le ferie possono essere dunque gestite preparando dei moduli cartacei, preparando un modello Excel. Tuttavia, nessuno dei due metodi permette di automatizzare le operazioni.

Leggi anche l’articolo “Richiedere ferie: form automatizzati vs richiesta manuale, qual è meglio?”.

  Oppure “Ferie dipendenti con Excel: la guida completa 2022 [+ Modello Gratuito]”.

  O questo focus “I 6 errori che commetti nella gestione delle ferie dei tuoi dipendenti”

Gestione ferie e permessi Excel

La gestione delle ferie e dei permessi può diventare un vero rompicapo, soprattutto quando hai molti dipendenti. Un minimo errore può ad esempio portare alcuni lavoratori ad avere ferie e permessi non goduti, oppure, una minima disattenzione può portare a un errato calcolo del TFR da corrispondere all’ormai ex dipendente. 

Insomma, è fondamentale in un’ottica di corretta gestione aziendale sapere esattamente il numero di ore e giorni di ferie e permessi maturati e residui per ogni lavoratore. Fin quando hai pochi dipendenti da gestire puoi organizzare le ferie e i permessi utilizzando noti programmi come Excel.

I fogli di calcolo principali sono due. Il primo è il classico piano ferie (estivo e invernale), un documento cioè da condividere con tutti i dipendenti in cui sono riportati i periodi in cui i lavoratori possono andare in ferie. Il secondo invece è da dedicare ai permessi. Qui dovresti dare l’opportunità ai tuoi lavoratori di inserire la tipologia di permesso richiesta e i giorni (o le ore) di permesso di cui hanno bisogno. 

Come puoi intuire questi modelli richiedono un continuo monitoraggio da parte del reparto HR che ha sia il compito di verificare che tutti i lavoratori abbiano cura di aggiornare il piano ferie e permessi, sia i responsabili sono tenuti a verificare la correttezza delle informazioni riportate al fine di elaborare correttamente la busta paga e il TFR.

Perché utilizzare un software HR per la gestione delle ferie

Pianificare, gestire e ottimizzare la gestione delle ferie e dei permessi, è oggi possibile utilizzando un software HR. Così facendo i problemi, i rallentamenti e il rischio di commettere errori si riducono drasticamente.

Il software permette di organizzare le assenze in un’unica schermata e apposite notifiche segnalano quando vi sono più richieste per un medesimo giorno. Inoltre, con un click è possibile approvare o rifiutare le richieste.

Utilizzare il software HR, permette alla tua attività di innovarsi, di migliorare le attività e in definitiva di aggiungere un nuovo e importante strumento pensato per facilitare i processi e il passaggio a un ambiente di lavoro sempre più digitalizzato e automatizzato.

In questi approfondimenti ti spieghiamo come funzionano i permessi di lavoro dei dipendenti e i permessi ROL.

Factorial: il software HR pensato per la digitalizzazione della gestione delle ferie

Anche dopo aver compreso e analizzato tutti i tipi di ferie fruibili dai dipendenti, rimane complesso il tema riguardo alla loro gestione. Le assenze (ma anche i permessi e le assenze per malattia) tendono in molti casi ad accavallarsi e diventa difficile per qualsiasi responsabile delle risorse umane avere una panoramica chiara della situazione dei propri team.

Proprio per questo, Factorial ha sviluppato un software per la gestione di ferie e permessi che da la possibilità a manager e responsabili HR di controllare e gestire le assenze dei dipendenti con uno strumento online al 100%.

Con il software HR di Factorial potrai:

  • Creare politiche personalizzate su ferie ed assenze
  • Automatizzare le richieste di assenze e permessi dei dipendenti
  • Approvare o rifiutare le richieste in pochi click
  • Gestire la panoramica e il saldo dei giorni di ogni impiegato
  • Controllare il personale disponibile in una determinata data o periodo
  • Verificare la sovrapposizione di ferie e assenze
  • … e molto altro ancora!

Affidarti ad un software HR ti aiuterà ad automatizzare tutti i processi interni relativi alla gestione delle assenze permettendoti di risparmiare tempo ed energie che potrai dedicare agli aspetti più importanti.

Software HR FactorialSoftware HR Factorial

App gestione ferie e permessi

Se pensi sia arrivato il momento di introdurre il progresso tecnologico in azienda iniziando così a gestire in maniera automatica le ferie e i permessi, l’app e software HR di Factorial fa al caso tuo. 

Il software semplifica, snellisce e ottimizza il lavoro dei responsabili delle risorse umane che possono gestire tutte le richieste di ferie e permessi in pochi click anche da remoto. Inoltre, la presenza di una scheda per ogni dipendente permette di avere un resoconto aggiornato in tempo reale riguardo le ore di lavoro, di ferie e di permessi maturati e da usufruire di ogni lavoratore.   

Factorial è molto di più di un software per la sola gestione delle ferie e dei permessi. È un software completo, con il quale è possibile anche: 

  • Gestire tutti i documenti aziendali
  • Elaborare report per ogni lavoratore  
  • Firmare digitalmente i documenti 
  • Creare l’organigramma aziendale 
  • Inviare comunicazioni
  • Ottimizzare la ricerca e la selezione del personale
  • E tanto altro

Hai mai pensato di usare un software HR per la gestione di ferie e permessi? ⬅️

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Conclusioni

Gestire al meglio le ferie e i permessi è molto importante per la tua organizzazione. Un ambiente di lavoro è sano e produttivo anche quando tutti i lavoratori possono trovare rapidamente risposta alle proprie esigenze, quando il lavoro scorre veloce e senza intoppi e quando tutti riescono a godere dei diritti garantiti dalle leggi. 

Tra gli aspetti positivi della tecnologia c’è la possibilità oggi di avvalersi di software e app pensati per automatizzare tutta una serie di attività fino a poco tempo fa svolte manualmente. Come abbiamo visto i benefici sono tangibili e pensati per garantire a tutti i tuoi lavoratori di vivere un’esperienza lavorativa appagante e alla tua azienda di massimizzare la produttività.  

Dalle piccole alle grandi imprese, la gestione delle ferie godute e non godute, dei permessi e dei congedi da sempre è un’annosa questione, che solo la recente tecnologia ha permesso di risolvere.

Tra normative sempre in evoluzione da rispettare, richieste di giorni durante i periodi natalizi o estivi, congedi per matrimonio, maternità, ferie non godute e obbligatorie, i rischi di commettere un errore sono dietro l’angolo.

Optare per un software HR, rappresenta la soluzione al problema che ti permetterà di mettere da parte fogli di carta e moduli Excel perennemente da aggiornare. 

Così facendo, non solo potrai dedicarti solo al tuo business, ma anche i lavoratori godranno di un sistema per la gestione delle assenze chiaro e condiviso.

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